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武汉工商学院文件材料立卷归档实施细则

来源:浏览量:125发布时间:2023-11-07

第一章   总则

第一条  为了加强学校文件材料立卷归档工作,根据《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷”和教育部《高等学校档案管理办法第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”、以及《武汉工商学院档案管理办法》的规定,制定文件材料立卷归档实施细则。

第二章   归档范围

第二条  凡是能够反映学校各部门各类工作活动,并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、会议记录及电报、簿册、图表、学籍卡、教材、教案、试题等纸质文件材料;电子文件材料及其它各种载体(照片、录音、录像、磁盘、光盘)的记录材料,各类校级以上的奖状、奖牌、专利证书、著作权证书、各类有纪念意义的礼品,停止使用的印章等均属归档范围。

第三条  上述应归档的文件材料,按照其记述的内容、载体性质,分为13个大类:

(一)党群类(DQ):主要包括学校党委、纪委、工会、团委以及民主党派等党群管理工作中形成的各种文件材料。

(二)行政类(XZ):主要包括党政办公室、组织人事、监察审计、后勤等行政管理部门在行政管理工作中形成的文件材料。

(三)教学类(JX):主要包括学校各类教学管理部门、各二级学院、部,在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料以及学生的毕业论文、科研成果、学生实践实习总结等。

(四)科学研究类(KY):主要包括学校科研管理部门、各类科学研究机构,各单位科研人员,在科研管理和科研实践活动中形成的文字、图表、数据、声像等文件材料。

(五)基本建设类(JJ):主要包括学校基建部门在基建管理和建设施工活动中形成的文件材料和各类建设项目(包括新建、改建、扩建、维修、加固等)在规划、决策、设计、施工、监理、竣工验收、使用工作中形成的各种文字、图表、图纸、声像等材料。

(六)仪器设备类(SB):主要包括学校仪器设备管理部门,使用部门在仪器设备的管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件及申购、接收、调试、使用、维修和改进等主要环节中产生的文件材料。

(七)产品与科技开发类(CP):主要包括学校科技开发部门,在产品生产开发、销售等工作中形成的文件、图表、图纸、数据等。

(八)出版类(CB):主要包括学校编辑、出版的学报、报纸,各种专业杂志、书籍的样本及审编意见等出版管理和出版活动中形成的文件材料;

(九)外事类(WS):主要包括学校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术研究会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请外籍、港澳专家与教师在本校教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料。

(十)财会类(CK):主要包括学校财务部门及各独立核算部门在财务管理和会计工作中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料及财务管理综合性材料。

(十一)声像类(SX):指各部门在各项工作活动中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片、缩微胶片等不同载体材料及机读材料。

(十二)实物类(SW):指学校获得的奖状、奖牌、锦旗、各类有纪念意义的礼品,学校历年使用的校徽、纪念章,停止使用的印章、使用过的校牌等。

(十三)人物类(RW):一般指校级以上领导干部、正高级以上的教学名师,对学校的教学、科研和建设管理作出重要贡献的,在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函、手稿、笔记、照片、录音录像等材料。

第四条  各单位应根据本单位的职责任务和实际情况,确定本单位的归档范围。

 

第三章   立卷归档的分工

第五条  学校实行文件形成部门和课题组立卷制度,全校所有二级建制的单位,或因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷部门。

第六条  学校的收文(包括中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件及兄弟单位的来文、来函)除了明确规定,要清退党委、行政以外,一律由承办部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷。

第七条  以学校或校内部门名义发文,由发文部门立卷;几个部门共同起草的联合发文,由主办部门立卷;学校各部门互送的文件,由制发部门立卷。

第八条  各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动(校庆、运动会、普选等)所形成的文件材料,由主办单位立卷。

第九条  校学生会及学生社团组织形成的材料,由校团委归口立卷。

第十条  学校形成的科研管理文件,由科技部立卷;各单位形成的科研项目材料,由课题组整理后交本单位兼职档案员立卷。

第十一条 设备仪器档案材料,由后勤管理部立卷。

第十二条  基建及维修工程,由后勤管理部立卷。

第十三条  财务会计文件材料,由财务部立卷。

第十四条  外事工作文件,由国际合作交流部立卷。

第十五条  临时性机构,撤销机构形成的材料由该部门立卷归档,并于机构撤销前向档案馆移交。

第十六条  各单位向学校党、政领导机构的请示,党、政领导机构对其的批复,由请示部门一并归档。

第十七条  学校与外单位合作开发的项目,合作办会形成的材料,若学校为主办单位,则须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若学校为协办,则只需归档与协办任务有关部分材料。并注明其它材料的去向。

第十八条  学校领导、院、部、馆、室负责人或工作人员外出开会带回的重要会议材料,由派出单位的兼职档案员负责收集立卷。

 

第四章    案卷质量要求

第十九条  案卷质量要求,包括归档文件材料的质量要求和案卷质量的要求。

(一)归档文件材料的质量要求

1.凡归档的文件材料必须准确、真实。

2.归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)、印章、签发及附件材料必须齐全完整。

3.凡归档的文件材料应质地优良、书写工整。应使用蓝黑和碳素墨水、优质油墨书写或用激光打印机制作,严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等易褪色材料书写或制作。

4.归档文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件应为A4幅面(210×297),或A3型(420×297)幅面纸张。

5.归档文件材料必须是原件,任何单位或个人不得用复印件代替原件。

6.凡是各单位制发的有文件字号的文件材料,应收集一式2份,一份作为立卷归档,另一份作为文件汇编。

7.声像材料(照片 、磁盘 、光盘、录音、录像带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片)要做到图像、声音清晰,须用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。

(二)案卷质量要求

1.应归档的文件材料,必须收集齐全完整。

2.分类清楚,排列有序,保持文件之间的有机联系。

3.案卷标题确切,简明扼要,结构完整,一般不超过50字。

4.保管期限、密级划分恰当。

5.卷皮、目录、备考表填写清晰、正规。

6.案卷装订,美观牢固,三孔一线,不压字,不掉页;不需装订的归档材料,须标明档号。

 

第五章    立卷归档时间

第二十条  各单位应在次年6月底以前,完成上年度应归档文件材料的立卷工作。

第二十一条  每年11月份开展立卷工作检查评比活动,表彰先进,督促整改。

第六章    立卷归档程序

第二十二条  立卷归档程序即立卷归档的步骤。各种文件材料立卷,都需要经过立卷准备、立卷操作、案卷整理3大步骤。

第二十三条  文件材料的积累

收集文件材料是立卷归档的第一步,学校实行各部门预立卷制度后,按照学校立卷归档类目,将一个年度需要立卷归档的文件材料从预立卷中取出,方可进行正式立卷。

(一)从预立卷夹中取出的文件材料,对照收发文登记本和借阅登记本检查其份数以及每份文件的正件、附件,底稿以及请示与批复是否齐全完整,检查有无漏签作者、时间,有无印章,如发现问题,应及时找相关人员补上。

(二)收集文件材料的渠道应当广泛,除本年度本单位从预立卷中取出的材料之外,还应检查其它渠道是否产生有归档价值的材料。

第二十四条  分类组卷(立卷操作)

案卷组合,通常称组卷,就是按照一定的原则方法,将已经处理完毕、有保存价值的零散文件材料,组成案卷。组卷既是一个分类的过程,又是一个组合的过程,二者兼而有之。分类是组合的基础和前提,组合是分类的延续和结果。

(一)分类组卷的原则

文件材料组卷的原则是:根据文件的形成特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,便于保管和利用。

(二)分类的方法

1.区分年度

即将文件按其形成或内容针对的年度分开,不同年度的文件一般不得放在一起立卷,对一些内容联系密切的文件按下列规定处理。

1)工作计划、总结、预决算,统计报表等,放在针对年度立卷;

2)跨年度的请示、批复,放在复文年度立卷;

3)跨年度的规划,放在年度针对年的头一年立卷;跨年度的工作总结,放在办结年度立卷;

4)跨年度的会议文件,放在会议开幕年度立卷;

5)跨年度的学籍材料,放在该届学生的毕业年度立卷;

6)跨年度的统计表、记录本,放在办结年度立卷。

2.区分级别

将同一年度的文件材料按其作者(发文机关)与本单位的关系分成上级(普发文件)、本级(校)、同级。对以下与本单位有密切联系的文件,应同本级(本校)文件放在一起立卷,不得放入上级普发文件立卷。

1)上级对本单位的批复;

2)上级通报本单位的文件;

3)上级普发性文件中,凡涉及本校人和事(如组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等);

4)对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书。

3.区分问题

将同一年度、同一级别文件材料按其所反映的问题分开,即一事一卷,这是立卷分类的重点。区分问题,必须准确、鲜明。既要防止“小身子戴大帽子”,又要防止罗列堆砌问题。

4.区分保管期限

即根据文件材料的内容价值,判断其保管期限。文件材料归档后的保管期限,一般分为永久、长期。

第二十五条  案卷组合的主要方法

(一)综合性管理工作中形成的文件材料,应以问题为主,结合运用责任者、地区、时间、名称等其它特征组卷;

(二)科研、基建等工作中形成的文件材料,一般以课题、工程项目组卷;同一课题、项目材料较多的,再按其阶段、结构分别组卷;

(三)统计报表、名册、简报、出版物等,一般以名称(文种)组卷;

(四)会议文件材料,视文件材料的多少,可一会数卷或数会一卷组卷。

(五)案件材料,视文件材料的多少,可一案数卷或数案一卷组卷。

(六)学生毕业论文、毕业设计材料,按专业排序,一人一卷,不加卷皮。

第二十六条  案卷组合的要求

(一)能以问题组卷的尽量以问题组卷,将同一问题的文件组合在一起,问题可大可小,视文件多少而定;

(二)若一个问题的文件太少,可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多,也可以分开组成数卷;

(三)同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起,不得分开;

(四)组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切、年代不混、保管期限适当。并能保持同上一年度中分类组卷方法一致。

第二十七条  拟写案卷标题(案卷题名)

应归档的文件材料经过分类组卷后,可在案卷封皮顶端用铅笔拟写案卷标题(案卷题名),为后续的案卷整理打好基础。所谓拟写,即标明该卷内容的主要问题。

第二十八条  案卷初步排序、编号

经过分类组卷后的案卷,依照当年《归卷类目》的次序进行排序,每个案卷给予一个案卷号。

 

第七章    案卷整理

第二十九条  排列卷内文件次序

经过分类组成案卷后,卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

(一)密不可分的文件,应依序排列在一起,一般批复在前、请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。

(二)会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

(三)专题性,成套性的文件,按时间、阶段排列。

(四)一个案卷内若有几个问题,应将同一问题的文件排列在一起,然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

第三十条  编定张页号

(一)成卷装订的案卷,应统一在有字的每张材料正面的(非装订线一侧的下角)右上角,背面的左上角,用铅笔或打号机编定页号。

(二)号码位置要一致,页号尽量不漏不重。

第三十一条  填写打印卷内目录

卷内目录由顺序号、文件字号、文件标题、责任者、日期、文件所在页号、备注组成。填写卷内目录,字迹要求清晰正规;声像材料,要用文字标出摄影或录音的时间、地点、中心内容和责任者。文件如有密级,应在备注栏中标明密级。

(一)顺序号:按照卷内文件排列的先后,一份文件编一个顺序号。

(二)文件字号:填写制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。

(三)文件标题:一般照实抄录,如果无标题或标题不能反映文件内容,要自拟,自拟文字用[  ]括起,以示区别。会议记录,要填写每次会议的时间和议题;

(四)责任者:填写文件末尾的署名者(落款)(注意当责任者与文件的起草者不一致时,不要将起草者(作者)当成责任者)。

(五)文件日期:填写文件的制发日期。

(六)文件所在页号:填写每份文件的首页号,最后一份文件应写起止页号。

第三十二条  装订案卷

(一)案卷装订前,应清除文件材料上的所有金属物;装订线内有字迹和破损的文件材料,应托裱后再装订;幅面大于A4的,应折叠成A4幅面。

(二)采用三孔一线装订,不压字,不掉页。文件材料较多案卷,应将卷皮折成脊背后再装订成册。

第三十三条  填写案卷封面

案卷封面由立卷单位名称、案卷标题、档号、起止时间、卷内件、页数、保管期限、密级组成,应照实填写,要求字迹工整、清晰、美观大方。

(一)立卷单位名称:书写或刻制专用章均可。

(二)案卷标题:在拟写标题的基础上,按照案卷标题结构(责任者﹢时间﹢问题﹢文种)加以完善;案卷数量多的单位,可在《案卷目录》中复制放大后裁剪粘贴,要求字迹美观清晰、居中对称。

(三)档号:由全宗号﹢年度号﹢分类号﹢案卷号组成。

(四)起止日期:即该卷文件材料中最早和最晚的文件形成时间。

(五)卷内件、页数:即该卷文件材料的总件数、页数。

(六)保管期限:即该卷的保管期限。

(七)密级:填写该卷中最高的密级。

第三十四条  填写卷内备考表

备考表主要用以填写卷内文件材料情况说明及立卷人、检查人、立卷时间。若无说明,也应将立卷人、检查人、立卷时间填上以示负责。

第三十五条  编制《案卷目录》

《案卷目录》是查找利用档案的主要检索工具,由档号、案卷标题、起止时间、件数、页数、保管期限、密级组成。

第三十六条  案卷装盒

(一)案卷所有项目完成后,依档号顺序装入档案盒。

(二)填写档案盒脊背项目。

 

第八章   案卷移交归档

第三十七条  各单位完成立卷工作后,一般应在次年六月向校档案馆移交,因工作需要经档案馆同意后,可延期移交。科研类档案应在项目完成后二个月内移交,基建类档案应当在项目完成后三个月内移交。

(一)各单位向档案馆移交档案时,须填写移交《案卷目录》,一式两份,经档案馆审核、清点实物后,双方签字,各执一份备查。

(二)档案馆接收档案后,应分单位---年度(或年度---单位)上架存放,以便查找利用。

 

第九章   附则

第三十八条  本实施细则由档案馆负责解释。

第三十九条  本实施细则自发布之日起实施。《武汉长江工商学院文件材料立卷归档实施细则》(武汉长江工商发〔2012〕7号)同时废止。